Brantjes Data-Vernietiging | Haarlem | Telefoon 023 - 532 1960 | sales@recycling.nl

Bewaarplicht en bewaartermijn administratie

Informatie over de bewaarplicht van documenten uit uw administratie

U bent wettelijk verplicht om uw administratie zeven jaar te bewaren. Onder administratie worden alle basisgegevens verstaan, zoals de boekhouding en loonadministratie. Deze verplichting valt onder uw fiscale bewaarplicht. Onder andere de belastingdienst moet gedurende deze zeven jaar bij een eventuele controle uw gegevens kunnen inzien. Dit heeft niet alleen betrekking op gegevens van papieren documenten. Maar ook op digitale datadragers zoals harde schijven, cd-roms en usb-sticks. Maar denk bijvoorbeeld ook aan videobeelden van beveiligingscamera’s.

Handige gratis download: Bewaartermijnen administratie »

Minimale en maximale bewaartermijnen

Uw administratie heeft te maken met minimale en maximale bewaarplicht. Zo hebben jaarrekeningen, dividendnota’s en verslagen van functioneringsgesprekken een minimale bewaarplicht. Dit in tegenstelling tot sollicitatiebrieven, arbeidsovereenkomsten en videobeelden van personeel. Deze hebben een maximale bewaartermijn.


Bewaarplicht voor particulieren

Voor particulieren is bewaarplicht niet van toepassing. U kunt dus zelf bepalen wanneer u bepaalde documenten weggooit. Wel is het verstandig om uw financiële gegevens tot en met vijf jaar terug te bewaren. Omdat de Belastingdienst tot vijf jaar terug belasting mag navorderen.          


Bewaartermijnen en bewaarplicht van uw administratie

Wij hebben voor u een document opgesteld met daarin een handig overzicht met bewaartermijnen.
Deze kunt u gratis downloaden »


Archiefvernietiging en papiervernietiging

Als u documenten heeft waarvan de bewaarplicht is verstreken, dient u deze te vernietigen. Deze documenten bevatten namelijk persoonsgegevens. Volgens De Wet Bescherming Persoonsgegevens bent u namelijk wettelijk verplicht om deze gegevens vertrouwd te (laten) vernietigen.

Wij bieden u de mogelijkheid om uw documenten vertrouwd en gecertificeerd te laten vernietigen. Bekijk hiervoor onze pagina’s over:

Voor overige informatie kunt u contact opnemen met Brantjes Data-Vernietiging »

Advies over

(023) 532 1960

of

e-mail ons

Fiscale documenten

Grootboek -  minimaal 7 jaar
Debiteurenadministratie - minimaal  7 jaar
Facturen - minimaal 5 jaar

Personeelsgegevens

Sollicitatiebrieven - maximaal 4 weken
Arbeidsovereenkomst - maximaal 2 jaar
Functioneringsgesprek - minimaal 2 jaar

Digitale gegevens

Videobeelden personeel - maximaal 24 uur
Logfiles - maximaal 6 maanden
Email - maximaal 6 maanden